*תיק עובד*
| תיאור |
תיק העובד מרכז את כל התיעוד והמסמכים הקשורים לעובד.
גם המנהל של העובד וגם משאבי האנוש יכולים לגשת לתיק בכל זמן נתון (בהתאם להרשאות) לצורך שליפת נתונים, תיעוד שיחות והדרכות.
התיק בנוי מכרטסות המאגדות מידע על העובד כגון תנאי העסקה, תפקידים, הדרכות בהן השתתף, מסמכי קליטה ועוד.
כל ארגון יכול להגדיר תהליכי עבודה שיבואו לביטוי בתיק העובד בנתיב כגון מסמכי חובה לפני קבלה לעבודה, יצירת שאלוני הערכה שנתיים, תהליך סטטוסים בהתאם לשלבי הקבלה והעזיבה של העובד בארגון.
מתוך התיק ניתן להחתים את העובד על מסמכי הקבלה לעבודה, להנפיק טופס 101, לתעד השתתפות העובד בהדרכות חובה בארגון ועוד. תיעוד פרטים אלו בתיקי העובדים נותן תמונת מצב על עמידה ביעדי הארגון באמצעות הנפקת דוחות מרכזים במערכת.
מאמר זה מסביר על תיק עובד ומרכז את ההסברים על הכרטסות השונות.
איך פותחים תיק עובד? להסבר על פתיחת תיק עובד יש להיכנס למאמר פתיחת תיק מועמד חדש (פתיחת תיק עובד)
איך סוגרים תיק עובד? להסבר על סגירת תיק עובד יש להיכנס למאמר כרטסת תקופות העסקה (תיק עובד)
איך פותחים לעובד משתמש במערכת?
- במידה והוגדרו ברירות מחדל במסך הגדרות פרופיל לסוג תפקיד יש לגשת במאמר זה מטה לכפתור פתיחת משתמש.
- אחרת, יש לגשת למאמר תהליך הקמת שם משתמש למערכת והצמדתו בתיק עובד
סוגי תיק עובד
ניתן להגדיר בתיק את סוג העובד - עובד שכיר (מועסק ישיר של הארגון), עובד מוטב (מועסק באמצעות חברת כוח אדם), מתנדב, עצמאי
| דרך הגעה למסך |
להגעה לתיק עובד יש להיכנס למסך הבית > סרגל כלים משני איתור עובדים > כפתור צפייה בתיק (בקצה המסך למטה משמאל) והמסך הבא ייפתח:
| שדות וכפתורים |
המסך מחולק למספר חלקים:
חלק 1- המסגרת של התיק:
למעלה מצד שמאל נראה את הנתונים הבאים:
- מספר התיק של העובד במערכת
- שם מלא של העובד ובסוגריים מספר ת.ז
חלק 2 - פרטים כלליים:
בחלק זה נראה את הפרטים הבאים:
- שם מלא של העובד, מספר תעודת זהות ומספר תיק עובד במערכת הנתיב.
- מעמד העובד (עובד שכיר / עובד מוטב / מתנדב / עצמאי מורשה / עצמאי פטור וכדומה)
שינוי מעמד עובדניתן ללחוץ לחיצה כפולה על המעמד ולשנות את מעמד העובד - כל עוד מוגדר הפרמטר "ניתן לשנות מעמד עובד" בTRUE.כל שינוי במעמד העובד יוצג בכפתור סטטוסים בתיק.
- ותק בארגון (מחושב מתאריך תחילת העבודה כפי שהוגדר בתיק)
- סטטוס נוכחי עם תאריך תחילת הסטטוס וסטטוס קודם
- סטטוס תיק עובד עם אפשרות לשנות את סטטוס התיק. לניהול הסטטוסים ניתן ללחוץ לחיצה כפולה על השדה (פתוח בהרשאה) למידע נוסף יש לגשת למאמר ניהול סטטוסים
- "אין קבצי חובה חסרים" - בשדה זה נוכל לראות האם חסרים לעובד קבצי חובה בתיק. כאשר חסרים לעובד קבצי חובה השדה יצבע באדום.
חשוב לדעת:
כל ארגון מגדיר את מסמכי החובה שצריכים להיות בתיק עובד בעת קליטתו בארגון. הארגון גם מגדיר אם יש לחדש מסמך ואחת לכמה זמן (לדוגמה: חידוש אישור העדר עבירות מין אחת לשנה).
בעת הכנסת מסמכי החובה לתיק העובד חשוב להכניס את תאריך המסמך. במידה והגיע הזמן לחדש את המסמך שדה "אין קבצי חובה" יצבע באדום וכאשר נפתח אותו נראה את המסמך שיש לחדש.
- אחוזי המשרה של העובד בכל אחד מהמתקנים אליהם משויך
חלק 3 - פעולות - כפתורים מצד ימין:
| כפתורים | הסבר פעולה |
|---|---|
| משימות | מאפשר להוסיף משימות הקשורות לתיק העובד. למידע נוסף ניתן לגשת למאמר כפתור משימות |
| הסכם עבודה | |
| סטטוסים | מציג את היסטוריית הסטטוסים של תיק העובד |
| טופס 101 |
הפקת טופס 101 לעובד |
| כרטיס חשבון | |
| פתח תלונה |
חלק 4 - אזור תצוגת הכרטסות בתיק:
ישנן כרטסות ראשיות וכרטסות משנה. צפייה בכרטסות השונות הינה בהרשאה.
הכרטסות בתוך התיק
הכרטסות שמוצגות בתיק תלויות במעמד העובד בתיק.
להסבר על הגדרת הכרטסות בתיק יש להיכנס למאמר כרטסות בתיק - שליטה בשם כרטסת
להלן רשימת הכרטסות הקיימות בתיק עובד:
| שם כרטסת | הסבר |
|---|---|
| כללי |
ראה הסבר על כרטסת כללי (תיק עובד) |
| תנאי העסקה | ראה הסבר על כרטסת תנאי העסקה (תיק עובד) |
| תקופות העסקה | ראה הסבר על כרטסת תקופות העסקה (תיק עובד) |
| מתקנים/תפקידים | ראה הסבר על כרטסת מתקנים/תפקידים |
| מטופלים | ראה הסבר על כרטסת מטופלים (תיק עובד) |
| קבצים |
כרטסת לא פעילה ארכיון הקבצים עבר לכפתור קבצים |
| השכלה | ראה הסבר על כרטסת השכלה |
| הערכות | ראה הסבר על כרטסת הערכות (תיק עובד) |
| פרטים נוספים | ראה הסבר על כרטסת פרטים נוספים (תיק עובד) |
| התנדבות | |
| דמי מחזור | ראה הסבר על כרטסת דמי מחזור (המדריך בבנייה) |
| פניות קשורות | ראה הסבר על כרטסת פניות קשורות (המדריך בבנייה) |
| תיעוד תשלומים | ראה הסבר על כרטסת תיעוד תשלומים (המדריך בבנייה) |
| הדרכות פנים ארגוניות | ראה הסבר על כרטסת הדרכות- תיק עובד, תיק מטופל ותיק מתקן |
| היסטוריית תעסוקה | ראה הסבר על כרטסת היסטוריית תעסוקה (תיק עובד) |
| הכרת מקצוע | ראה הסבר על כרטסת הכרת מקצוע (המדריך בבנייה) |
| ציוד | ראה הסבר על כרטסת ציוד |
| אירועים חריגים | ראה הסבר על כרטסת אירועים חריגים- תיק עובד |
| שיחות ופעולות | ראה הסבר על כרטסת שיחות ופעולות |
| היסטוריית משרות | ראה הסבר על כרטסת היסטוריית משרות (המדריך בבנייה) |
| שאלונים | ראה הסבר על כרטסת שאלונים (ראיונות) |
| היסטוריית תלונות | ראה הסבר על כרטסת היסטוריית תלונות (המדריך בבנייה) |
| הלוואות | ראה הסבר על כרטסת הלוואות (המדריך בבנייה) |
| עובד זר | ראה הסבר על כרטסת עובד זר (המדריך בבנייה) |
חלק 5- משתמש למערכת:
בחלק זה ניתן לראות ולעדכן את ההרשאות שיש לעובד במערכת הנתיב.
| שם שדה | הסבר |
|---|---|
|
שיוך שם משתמש לתיק העובד. באמצעות כפתור זה ניתן לחבר את תיק העובד למשתמש שהוגדר בנתיב ובכך לתת לו הרשאה לפעול במערכת. להסבר על הקמת שם משתמש יש להיכנס למאמר ניהול משתמשים וסיסמאות |
|
 |
שם המשתמש שמשויך לתיק העובד. במידה והשדה ריק - עדיין לא שויך לעובד משתמש במערכת. לצורך שיוך המשתמש לתיק יש ללחוץ על הכפתור ולבחור את שם המשתמש שהוקם מתוך רשימת המשתמשים. |
| ביטול שיוך שם המשתמש לתיק העובד | |
|
|
באמצעות כפתור זה ניתן לראות את מאפייני המשתמש והגדרותיו במערכת. השדה יהיה פעיל רק לאחר שיוך תיק העובד למשתמש בנתיב. למידע נוסף יש להיכנס למאמר יצירת/עדכון משתמש |
| רמת חסיון |
רמת החיסיון של התיק. רמת החיסיון בתיק מסייעת לקבוע מי יראה את התיק. להלן הכללים:
|
| עובד פעיל |
ניתן להוריד את הסימון בשדה זה על מנת להגדיר את התיק כלא פעיל. שדה זה הינו בהרשאה בלבד (הרשאה מספר 561 - עדכון עובד לפעיל חדש) ביטול סימון זה לא מאפשר לעובד להיכנס למערכת עם שם המשתמש שלו. |
שימו לב
רק עובד בעל הרשאה מתאימה יוכל לשייך פרופיל משתמש בתיק העובד.
חלק 6 - כפתורים:
בתחתית המסגרת נוכל לראות כפתורים המוצגים לאורך כל הכרטסות בתיק:
| לחצן | הסבר פעולה |
|---|---|
| מבט 360 |
צפייה בתיק העובד בחלון אחד עם כל הפרטים שתרצו לראות לפי בחירתכם. (בפיתוח) |
| שליחת מסמכים | הפצת מסמכים לעובד לחתימה (בפיתוח) |
| פתח משתמש |
כפתור יצירת משתמש אוטומטי לעובד (יצירת המשתמש, שיוך הפרופיל לתפקיד שהוגדר לעובד ושליחת הודעה לעובד עם שם המשתמש והסיסמא) הכפתור יוצג רק אם:
יש לעובד תפקיד אחד (גם אם מוגדר למתקנים שונים) הוגדר לתפקיד פרופיל ברירת מחדל למשתמש יש הרשאה לפתיחת משתמשים (30). |
| קישור לשירותים | |
| תזכורות | הוספת תזכורות המקושרת לתיק העובד. למידע נוסף יש להיכנס למאמר הוספה/עדכון תזכורת |
| הדפסת מסמכים | הדפסת מסמכים (כמו שמירה על סודיות) המכילים פרטים של העובד ומאפשרים חתימה על גבי המחשב בהתאם לדרישת הארגון.
לפירוט על אופן ביצוע החתימה יש להיכנס למאמר חתימה על גבי המחשב |
| אישור | אישור ויציאה מהמסך |
| גלו עוד |
גרסאות קודמות
גרסה קודמת - היה כפתור קבצים בכפתורים בתחתית המסך
מספר מאמר: 338
פורסם: 30-04-2020
עדכון אחרון: 22-11-2023
כתובת אתר: https://kb.nativ.app/article.php?id=338