בניית מודול יומן מסגרת - נתיב

תיאור

מודול יומן מסגרת במערכת הנתיב מרכז תהליכים שונים, הקורים במשמרת, נותן מענה להעברת הידע בין העובדים ותיעוד אירועי המשמרת.

ביומן המסגרת ניתן לכתוב הנחיות לצוות וכן קיים תיעוד אוטומטי של עדכונים שונים כגון שינוי תרופתי, מתן S.O.S ואירוע חריג.

כל ארגון יכול להגדיר צורות עדכון שונות ביומן:

במלל חופשי- עדכון כללי על המשמרת
בנפרד לכל דייר- עדכון פרטני על יומו של כל אחד מהמטופלים
עדכון משימות נדרשות- דיווח ביצוע על משימות קבועות כגון צחצוח שיניים, מקלחות וכדומה.

המודול גמיש ומאפשר לכל ארגון להגדיר מספר מבנים של יומן על פי חתכים שונים ועל פי נהלי העבודה של גורמי הפיקוח והנהלים הפנימיים בארגון.

על ידי הקמת משימות קבועות ניתן לייצר דרישת דיווח לעובדים במשמרת ומהלך תזכורות והודעות לעובד.

היסטוריית העדכונים, יחד עם תיעוד זמני העדכון והעובד המעדכן, נשמרים במערכת ומאפשרים למנהל לעקוב אחר תהליך העבודה.

המודול משמש מסך מרכז עבור הצוות ודרכו ניתן להגיע לשימושים שונים במערכת כגון דיווח אירועים חריגים, בדיקות נוכחות, חלוקת תרופות ועוד.

תהליך הקמה

תהליך ההקמה של יומן המסגרת בנתיב מורכב ממספר שלבים.

לפני תחילת הקמת היומן יש לאפיין את הנתונים הבאים:

שלב 1 - בניית משמרות -

תחזוקה > תפריט מנהל מערכת > תפעול > ניהול משמרות

בניית משמרות מתבצעת דרך מסך ניהול משמרות.

בשלב זה נגדיר את כמות המשמרות וטווח השעות של כל משמרת. יש לפרט את כל המשמרות הקיימות בארגון לטובת יומן המסגרת.

יש לתת שם למשמרת "בוקר- דיור" / "בוקר תעסוקה" / "בוקר יומן משמרת"
יש להגדיר שעת התחלה ושעת סיום עבור כל משמרת

לצורך אפיון המשמרות ניתן להיעזר בטבלה מטה:

שם המתקן(יש לכתוב את שם הבית/דירה/מסגרת בדיוק כמו שמופיע בנתיב)	משמרת (מה שם המשמרת)	שעת התחלה	שעת סיום
בית 1	בוקר	7:00	13:59

חשוב:

- עבור יומן המסגרת נבחר בשדה סוג את הערך "משמרת יומן".
- במידה ומשמרת מתפרסת על שעות של 2 יממות לדוגמא: מתחילה ביום ראשון בשעה 23:00 ומסתיימת ביום שני בשעה 2:00 נגדיר בשדה "מספר ימים" את הערך 1.
- שעות המשמרת לא יכולות להיות חופפות, כלומר במידה ומשמרת בוקר מסתיימת בשעה 12:00 המשמרת הבאה תתחיל בשעה 12:01 ולא ב- 12:00.

להסבר על אופן הגדרת המשמרות במערכת והשדות במסך יש להיכנס למאמר ניהול משמרות.

שלב 2 - תכנון משמרות ליומן המסגרת-

שיבוץ סוגי המשמרות שהגדרנו בשלב 1 בתוך היומן.

תכנון המשמרות מתבצע דרך מסך תכנון תקן שעות עבודה למסגרת (תפריט עובדים > תכנון משמרות > תכנון תקן שעות עבודה למסגרת)

שלב זה הינו לדיוק המשמרת - איזה עובדים אמורים להיות במשמרת? איזה תפקידים?

שלב זה אינו חובה.

הגדרת כמות המשמרות הקבועות לכל מסגרת, היקף והרכב כוח האדם שניתן יהיה לשבץ למשמרות שיוקמו בפועל.

להסבר על תכנון המשמרות, יש להיכנס למאמר תכנון משמרות ליומן מסגרת.

שלב 3 - הקמת משימות -

פירוט המשימות הקיימות בארגון לצורך שיבוץ ללו"ז .

משימה	מתקן	משמרת	תדירות	ימים	הערות	צורת דיווח
ניקיון חדרים	בית 1	בוקר	יומית
סידור ארונות	בית 1	בוקר	שבועית	חמישי
כביסה	בית 1	צהריים	ימים ספציפים	ראשון,שלישי,חמישי

יש לפרט את כל המשימות הקיימות בארגון לטובת יומן המסגרת. ניתן להשתמש בטבלה לעיל.

עבור כל משימה יש להבין מה צורת הדיווח שלה - מעקב טיפול, חלוקת תרופות, נוכחות וכדומה. מידע על צורות הדיווח השונות ביומן ניתן לראות במאמר מסך תכנון משימות קבועות.

צורות דיווח שונות משפיעות על הלשוניות אשר מוצגות ביומן מסגרת.

עובדי מנרבה

משימות שלא קיימות ברשימת המשימות - יש להקים דרך התפריט ניהול מערכת > תפעול כללי > ניהול סוגי הנחיות ותזכורות

משימות ליומן מסגרת יש לוודא כי השדות: "פעיל" ו"ניתן להקצאה ידנית" מסומנים ב-"V".

להסבר כיצד לנהל את המשימות, יש להיכנס למאמר ניהול משימות.

שלב 4 - תכנון משימות-

הקמת משימות קבועות לביצוע הצוות והגדרת צורת הדיווח על כל משימה.

להסבר על המשימות יש להיכנס למאמר מסך תכנון משימות קבועות.

שלב 5 - הגדרת תצורת יומן המסגרת-

תחזוקה > תפריט מנהל מערכת > תפעול > ניהול מבנה טפסים

הגדרת תצורת היומן מתבצעת דרך מסך ניהול מבנה טפסים

הקמת התצורה של היומן למתקנים הרצויים והגדרת השדות שיופיעו בכרטסת הראשית של יומן המסגרת ובלשוניות.

# שדה במסך	שם שדה נתיב	שם שדה לקוח
1	דגשי מנהל המשמרת
2	הנחיות כלליות למשמרת
3	נושאים חשובים
4	סיכום המשימה

להלן דוגמא להגדרה:

עובדי מנרבה

ניתן לשכפל את תצורת היומן מלקוח אשר משתמש ביומן

להסבר כיצד להקים את תצורת המסגרת, יש להיכנס למאמר ניהול מבנה טפסים.

שלב 6 - הגדרת מהלך סטטוסים ליומן-

תחזוקה > משימות > ניהול סטטוסים למשימות > בשדה "סוג הישות" לבחור בערך "יומן מסגרת".

סטטוס היומן משמש כמהלך האישורים לקריאת היומן.

כל ארגון יכול להגדיר את מהלך הסטטוסים שלו ומי העובדים שיכולים לעבור בין הסטטוסים השונים.

לצורך הסבר על אופן הגדרת הסטטוסים יש להיכנס למאמר ניהול סטטוסים ולבחור בסוג ישות את הערך "יומן מסגרת".

יש להגדיר עבור הסטטוסים שנרצה שיופיעו במהלך הסטטוסים את תהליך המעבר שלהם לסטטוסים אחרים. סטטוס שלא נרצה שיופיע, לא נגדיר לו מסלול מעבר.

שלב 7 - הגדרת שעות פעילות במתקנים-

עבור כל מתקן אשר מנהלים בו יומן מסגרת יש להגדיר את שעות הפעילות במסגרת.

יש להיכנס לתיק המתקן > כפתור הגדרות נוספות > כפתור ניהול משמרות

במידה ולא קיימות הגדרות למתקן יש להגדיר את הימים והמשמרות לפעילות במתקן.

ניתן להגדיר על מקבץ ולהוריש לבנים את ההגדרה או ההפך (להוריש ממתקן קצה למקבץ).

גלו עוד

למאמר הסבר על יומן מסגרת