מודול גבייה מאפשר לארגון לגבות ממקבלי שירות כספים עבור תשלומים קבועים ותשלומים חד פעמיים.
במאמר זה נרכז עבורכם את כל המסכים הקיימים במודול וכן הפעולות המרכזיות שיש לבצע.
הגדרות חד פעמיות בארגון
לצורך שימוש במודול, יש תחילה להגדיר מספר דברים:
הקמת כרטיס חשבון ברירת מחדל לחיובים:
יש להיכנס לתיק מתקן החברה > כפתור "הגדרות נוספות" >כפתור "פתח כרטיס" (מוצג במידה ולא נפתח עדיין כרטיס לתיק מתקן)> כפתור "כרטיסי חשבון" > מספר כרטיס החשבון שנמצא מצד שמאל מתחת לעמודה # יש לרשום בצד את מספר זה לצורך תיעוד בפרמטר "כרטיס זכות ברירת מחדל לחיובים" כפי שיוסבר בשלב הגדרת פרמטרים.
הקמת תנועות: יש להקים 2 סוגי תנועות: חשבונית קבלה
איפה מקימים תנועות? תפריט עליון ניהול פיננסי > ניהול סוגי תנועות כספיות חדש
איך? בחלק הימני של המסך יש להוסיף את קבוצת התנועות לצורך הדוגמה נקרא לה "לקוחות". יש לעמוד על הקבוצה שהקמנו ובחלק השמאלי של המסך יש ללחוץ על הכפתור "הוספה" ובמסך שייפתח בשדה "תיאור תנועה" יש לרשום "קבלה" וללחוץ על הכפתור "אישור". יש לחזור שוב על פעולת ההוספה והפעם בשדה "תיאור תנועה" יש לרשום "חשבונית" וללחוץ על הכפתור "אישור". הקמנו 2 תנועות.
הקמת פריטי חיוב + פריט חיוב "עיגול":
איפה מקימים פרטי חיוב? לצורך הקמת פרטי חיוב יש להיכנס לתפריט ב"א ודיור מוגן > פיננסי > רכש > ניהול פריטים.
איך? יש למפות את כל הפריטים שאותם מחייבים את מקבלי השירות (תספורת, ציוד היגייני, טיטולים וכדומה) ואז לבנות אותם בעץ הפריטים. ישנם 2 סוגי פריטים שאותם ניתן להוסיף: פריט צומת (אב) לדוגמה מספרה תת פריט (קצה)לדוגמה: תספורת, צבע, מניקור
בין פריטי החיוב, יש להקים פריט חיוב הנקרא "עיגול" אשר מאפשר ביצוע עיגול סכום האגורות לצורך חיוב מקבל השירות.
להלן השלבים שיש לבצע: יש להיכנס לתפריט ב"א ודיור מוגן > פיננסי > רכש > ניהול פריטים > כפתור "הוספה". במסך שייפתח יש להגדיר: בשדה "שם רכיב" את הערך "עיגול" בשדה "סוג הרכיב" את הערך "קצה" בשדה "יחידת מידה" את הערך "סכום" ולסיום יש ללחוץ על הכפתור "אישור" כעת נוסף למסך ניהול פריטים פריט קצה בשם "עיגול" יש לעמוד עליו עם הסמן ולרשום בצד את המספר שמוצג בבועית הסבר לצורך תיעוד בפרמטר "סוג תנועה לרישום הנחות" כפי שיוסבר בשלב הגדרת הפרמטרים.
מחירונים:
לאחר יצירת פריטי החיוב ניתן להגדיר עבורם מחירונים.
איפה מקימים מחירונים? לאחר הקמת פרטי חיוב יש להיכנס לתפריט ב"א ודיור מוגן > פיננסי > רכש > ניהול פריטים > לעמוד על הפריט הרצוי וללחוץ על הכפתור "מחירונים".
איך? לחיצה על הכפתור "מחירונים" תפתח את מסך איתור המחירונים ותיפתח חלונית נוספת להוספת המחירון. בשדה "שם מחירון" יש להזין את שם המחירון שיהיה ברור למשתמש בעת בחירת המחירון לתשלום. בשדה "סוג ישות" - נגדיר את סוג המחירון - האם מוגדר למתקן או פר חוזה או לחלופים על פי מכסה. בבחירת הערך "מתקן" - נוכל לבחור מתוך הרשימה את המתקן "ראשי" כך שהמחירון יהיה על כל הארגון או לחלופין לבחור מתקן ספציפי שהמחירון יהיה רלוונטי רק עבור המתקן הספציפי שנבחר (וכל מה שמתחתיו בעץ הארגוני). בבחירת הערך "חוזה" - נבחר על ידי לחיצה על הכפתור את החוזה הרלוונטי (חוזה של מקבל שירות) מתוך "מסך איתור חוזי דיירים". בשדה "סוג מע"מ" נגדיר האם המחירון הינו כולל מע"מ, לפני מע"מ או פטור ממע"מ. בשדה "מחיר" נזין את המחיר הרצוי לפריט. בשדה "צמוד למדד" נסמן את השדה במידה ונרצה שהמחיר יהיה צמוד למדד.
פריט שיש לו מחירון - הכפתור "מחירונים" יוצג עם מסגרת אדומה.
מסך מרכז לכל המחירונים נמצא תחת תפריט ב”א דיור מוגן > פיננסי > רכש > מחירונים
למידע נוסף יש לגשת למאמר מחירונים (מאמר בבנייה)
הגדרת חברה כמשלמת מע"מ: במידה ונרצה להגדיר כי החברה משלמת מע"מ, יש לגשת לתיק מתקן החברה > כרטסת "פרטי חברת ניהול" > ולסמן את השדה "משלם מע"מ"
הגדרת פרמטרים:
יש להיכנס למסך פרמטרים קבועים שנמצא תחת תפריט תחזוקה < תפריט מנהל מערכת < פרמטרים קבועים
בפרמטר 564 - "סוג תנועה לרישום הנחות" יש להגדיר את מספר תנועה אשר מגדירה את ביצוע עיגול סכום האגורות לצורך חיוב מקבל השירות (המספר שרשמנו בשלב הקמת פריטי חיוב). מספר התנועה מיוצא מתוך מסך ניהול פריטים לאחר הקמת הפריט כפי שהוסבר בשלב הקמת פריטי חיוב. יש להיכנס לפרמטר ולהזין בשדה "ערך ברירת מחדל" את מספר הפריט.
בפרמטר מספר 565 - "כרטיס זכות ברירת מחדל לחיובים” יש להגדיר את מספר הכרטיס ברירת מחדל לחיובים (המספר שרשמנו בשלב הקמת כרטיס חשבון ברירת מחדל לחיובים). יש להיכנס לפרמטר ולהזין בשדה "ערך ברירת מחדל" את מספר כרטיס החשבון.
בפרמטר מספר 563 - "מספר כרטיס לרישום הנחות" יש להגדיר את מספר הכרטיס ברירת מחדל לחיובים (המספר שרשמנו בשלב הקמת כרטיס חשבון ברירת מחדל לחיובים). יש להיכנס לפרמטר ולהזין בשדה "ערך ברירת מחדל" את מספר כרטיס החשבון.
הוספת כרטסות לתיק מקבל שירות:
כרטסת חוזי דיור מוגן - להקמת חוזה/הסכם למקבל השירות.
כרטסת חיובים בפועל - פירוט הפריטים עליהם חויב מקבל השירות. מכרטסת זו נפיק דרישת תשלום למקבל השירות.
כרטסת חשבוניות - ריכוז החשבוניות והדרישות לתשלום שהופקו למקבל השירות במהלך שהותו בארגון.
הגדרת הכרטסות מבוצעת על ידי מנהל מערכת הנתיב בארגונכם. להגדרת כרטסות בתיק יש להיכנס למאמר כרטסות בתיק - שליטה בשם כרטסת
יצירת חוזה/הסכם למקבל שירות:
עבור כל מקבל שירות יש ליצור חוזה בתיק מקבל השירות שלו. ייתכן שלמקבל השירות יהיה יותר מהסכם אחד ומסוגים שונים. על הסכם אחד יכולים להיות מספר מקבלי שירות לדוגמה בעל ואישה.
איפה? יש להיכנס לתיק מקבל השירות > כרטסת חוזי דיור מוגן.
איך? יש ללחוץ על הכפתור "הוספת חוזה" וייפתח מסך הוספת חוזה. במסך שייפתח יש לבחור את סוג החוזה (מתוך הרשימה - טבלה 676), למלא את התאריכים הרלוונטיים ואת תקופת החיוב.
למידע נוסף ניתן לגשת למאמר כרטסת חוזי דיור מוגן (מאמר בבנייה)
כרטסת דרכה נקים חוזה/הסכם למקבל השירות לשם תחילת עבודה במערכת הגבייה.
כרטסת דרכה יתבצעו החיובים הקבועים של מקבל השירות במהלך החודש. מכאן ניתן להוסיף פריטים לחיוב מקבל השירות. בכרטסת זו נתעד: 1.חיובים שאמורים לרדת מחשבון מקבל השירות כל חודש לדוגמה דמי שהייה. 2. חיובים לפי צריכה למשל "תספורת"
כרטסת באמצעותה נוכל לראות את פירוט הפריטים עליהם מקבל השירות חויב במהלך החודש- מכרטסת זו נפיק “דרישת תשלום ללקוח”. מומלץ לשנות את שם הכרטסת ל-”חיובים פתוחים”.