סיעוד- מדריך לסגירת חודש
| תיאור |
| סרטון |
| סדר הפעולות |
-
- יש לקבל את כל היומנים מהמטפלות
-
- סריקת היומנים וחלוקה לתיקים:
- תפריט סיעוד> תפריט תפעול > סריקת יומני עבודה יתקבל המסך הבא.
-
המערכת קוראת את הברקוד ביומן ומשייכת את היומן להצמדה אליה שייך. לאחר שיוך היומן להצמדה יופיע במסך הדיווח.
לפירוט השימוש במסך הסריקה המרוכז ראה מאמר סריקה ומיון דואר/ קבצים
-
- יומנים שנסרקו ואין להם הצמדה, יועלו למערכת באמצעות מסך דיווחי השכר (פירוט בהמשך המדריך)
שלב 2: טיפול בהצמדות זמניות, חופשות ומחלה:
לכל יומן ללא הצמדה בנתיב (בעיקר הצמדות זמניות שנפתחו במהלך החודש) יש לפתוח תחילה הצמדה במערכת על מנת שיופיע במסך הדיווח.ניתן להזין הצמדה זמנית בשתי דרכים.
- הזנת החלפה להצמדה קיימת: מבוצע דרך תיק הלקוח > כרטסת שיבוצים > בחירת ההצמדה הרלוונטית > כפתור הזנת החלפה
והמסך הבא יפתח:
יש להזין את כל השדות המסומנים בחץ אדום.
בסיום הקמת ההחלפה המערכת תבצע שתי פעולות:
-
-
-
- פתיחת החלפה זמנית לעובד המחליף. יש להזין בהחלפה את תכנית ההצמדה הזמנית (תכנית הצמדה זמנית לא מחוייבת לתכנית עבודה עקרונית לתהליך הנבחר)
- פתיחת תקופת מחלה/ חופשה לעובד עליו ביצענו את ההחלפה.
חשוב!פתיחת תקופת חופשה/ מחלה עבור עובד קבוע תסמן מחלה או חופשה לעובד בכלל ההצמדות אליהן הוא משוייך
-
-
2. פתיחת הצמדה זמנית ללא החלפה: תיק לקוח > כרטסת שיבוצים > כפתור הוסף
בפתיחת הצמדה זמנית ללא החלפה יש לסמן "וי" בשדה "הצמדה זמנית" במסך ההצמדה החדשה (תכנית הצמדה זמנית לא מחוייבת לתכנית עבודה עקרונית לתהליך הנבחר).
שלב 3: נעילת יומני עבודה
- נעילת יומני העבודה דרך מסך נעילות: בשלב זה ננעל את כל יומני העבודה במערכת. נעילת היומנים תעביר את דיווח השעות לדוח השכר ולחשבוניות השונות.
גישה למסך נעילות דרך תפריט סיעוד > תפריט תפעול > ניהול נעילות דיווחים חודשיים והמסך הבא ייפתח:
יש לבחור במסך את החודש והשנה עליהם נרצה לעבוד. ניתן לעבור למסך הדיווח ע"י לחיצה על כפתור צפה במסך דיווח
לאחר ביצוע התיקונים המבוקשים יש ללחוץ על כפתור שמור לו"ז ולאחר מכן לנעול את הדיווח דרך כפתור נעל דיווח
נעילת היומן תעביר את סטטוס השורה במסך "ניהול נעילות דיווחים חודשיים" ל"ננעל", כפי שניתן לראות בתמונה מטה:
שלב 4: יצירת חשבוניות
יש להיכנס לתפריט סיעוד > מסך ניהול חיובים והמסך הבא יפתח:
במסך נראה שורת חיוב עבור כל יומן שנעלנו בשלב הקודם.
יש לבחון את הנתונים בשורות (בבדיקה מדגמית) ובסיום ללחוץ על כפתור יצירת חשבונית
שלב 5: מסך חשבוניות
-
- כניסה למסך חשבוניות
- בחינת נתונים
- שינוי סטטוס/יצירת קבצי דיווח – הכל בהתאם לגורם מתקצב
- העלאת קבצים לבטל"א/קרנ"ש
- שליחת חשבוניות לפרטיים/משהב"ט
שלב 6: דיווח על תשלום
-
- בטל"א – יש להוריד קובץ חוזר מהממשק - יש להכנס לתפריט סיעוד>תפעול>קליטת תשובה בטל"א
- בטל"א – טיפול בחריגים
- קרנ"ש
- פרטיים/משהב"ט – עדכון ידני של הסטטוס
שלב 7: טיפול בחריגים