ניהול קבצי חובה
| תיאור |
מערכת קבצי החובה מאפשרת להגדיר קבצים מסוימים כקבצים שחובה להוסיף אותם לתיקים השונים (מתמודד, עובד וכו’).
בעזרת הגדרה זו בתיק הישות יופיע לינק אשר מוצג כשחסרים קבצי חובה בתיק ובכניסה אליו נוכל לראות איזה קבצי חובה חסרים ולהוסיף את הקבצים.
בשילוב עם מערכת ההתראות היא מספקת כלי למעקב אחרי צירוף וחידוש הקבצים.
בשילוב עם מערכת ההתראות היא מספקת כלי למעקב אחרי צירוף וחידוש הקבצים.
| סדר פעולות |
1. בסרגל כלים העליון יש לגשת לתחזוקה וללחוץ על ניהול קבצי חובה.
2. כעת יש לבחור את סוג התיק אליו נרצה לצרף קבצי חובה
הסבר:
1. תיק מתמודד- קבצי חובה אשר יופיעו עבור כל סוג תיק בנפרד.
2. מתמודד- קבצי חובה שיופיעו פעם אחת ברמת המתמודד ללא קשר למספר התיקים הקיימים לו במערכת.
דוגמה: במידה ונרצה לצרף צילום ת.ז פעם אחת ברמת המתמודד נבחר באופציה השניה, באופן אוטומטי לאחר ההוספה הקובץ יקושר לכל התיקים הקיימים למתמודד (גם במידה ויש לו תיקים בכמה שירותים שונים) וההתראה תרד מכלל התיקים.
אך במידה ונרצה לצרף קובץ לתיק מסוג מסוים לדוגמה "הסכם שכירות" לתיק דיור, נבחר באופציה הראשונה.
1. תיק מתמודד- קבצי חובה אשר יופיעו עבור כל סוג תיק בנפרד.
2. מתמודד- קבצי חובה שיופיעו פעם אחת ברמת המתמודד ללא קשר למספר התיקים הקיימים לו במערכת.
דוגמה: במידה ונרצה לצרף צילום ת.ז פעם אחת ברמת המתמודד נבחר באופציה השניה, באופן אוטומטי לאחר ההוספה הקובץ יקושר לכל התיקים הקיימים למתמודד (גם במידה ויש לו תיקים בכמה שירותים שונים) וההתראה תרד מכלל התיקים.
אך במידה ונרצה לצרף קובץ לתיק מסוג מסוים לדוגמה "הסכם שכירות" לתיק דיור, נבחר באופציה הראשונה.
3. כעת יש למלא את השדות הנ"ל : סוג התיק, סטטוס ומין.
הסבר:
שדה "סטטוס" - במערכת קיימים כמה סטטוסים עבור התיקים במערכת, לדוגמא: מועמד, מושהה, מאושפז, פעיל ועוד. עבור כל סטטוס ניתן להגדיר מהם קבצי החובה הרלוונטיים עבורו.
שדה "עבור" - ניתן להגדיר שהקובץ יוגדר רק עבור מין מסוים. לדוגמא: עבור כל עובד ממין זכר יש לצרף אישור משטרה קובץ שלא דרוש שיופיע בתיק ממין נקבה.
שדה "סטטוס" - במערכת קיימים כמה סטטוסים עבור התיקים במערכת, לדוגמא: מועמד, מושהה, מאושפז, פעיל ועוד. עבור כל סטטוס ניתן להגדיר מהם קבצי החובה הרלוונטיים עבורו.
שדה "עבור" - ניתן להגדיר שהקובץ יוגדר רק עבור מין מסוים. לדוגמא: עבור כל עובד ממין זכר יש לצרף אישור משטרה קובץ שלא דרוש שיופיע בתיק ממין נקבה.
רק לאחר מכן ניתן להוסיף קבצי חובה וזאת ע"י לחיצה על כפתור הוספה.
5. כעת יש למלא את השדות הנ"ל:
סוג קובץ - יש ללחוץ על הכפתור ולבחור מתוך הרשימה את הקובץ הרלוונטי
חודשים לחידוש- במידה ויש צורך לחדש את הקובץ כל כמה חודשים (לדוגמה טופס ויתור סודיות) יש למלא שדה זה.
טיפ: כאשר מעלים קובץ למערכת דרך תיק המתמודד ישנו שדה בשם: "תאריך ערך לקובץ" המערכת מחשבת את התאריך לחידוש הקובץ בהתאם לתאריך שהזנו בשדה זה ( קישור ללשונית קבצים )
| דוחות והתראות |
2. דו"ח קבצים חסרים לעובד/מתמודד - דוח אקסל המכיל בתוכו את כל המתמודדים/העובדים שחסר או קיים להם קובץ מסוים.
על מנת להפיק את הדוח יש לגשת בסרגל כלים העליון לדוחות ולאחר מכן ללחוץ על דו"ח קבצים חסרים לעובד/מתמודד . לפירוט נוסף דו"ח קבצים חסרים לעובד/מתמודד
3. דו"ח חסרי קבצי חובה - דוח אקסל המכיל בתוכו את כל הקבצים החסרים או לחלופין פגי התוקף של הישות שנבחרה מתמודדים / עובדים.
על מנת להפיק את הדוח יש לגשת בסרגל כלים העליון לדוחות ולאחר מכן ללחוץ על דו"ח חסרי קבצי חובה . לפירוט נוסף דו"ח חסרי קבצי חובה
על מנת להפיק את הדוח יש לגשת בסרגל כלים העליון לדוחות ולאחר מכן ללחוץ על דו"ח חסרי קבצי חובה . לפירוט נוסף דו"ח חסרי קבצי חובה