שלב א’- מילוי נתונים כללים (לפני מילוי שאלון).

משרד הרווחה דורש מילוי הנתונים הבאים כתנאי למילוי השאלונים (ללא מילוי הפרטים לא ניתן יהיה לגשת למערכת השאלונים) :

• היסטוריה תעסוקתית – יש לתעד את ההיסטוריה התעסוקתית של המקבל שירות. לצורך כך, יש לגשת לתיק מקבל שירות > לעבור ללשונית היסטוריית תעסוקה  (ניסיון תעסוקתי)  > ולמלא את ההיסטוריה התעסוקתית של מקבל השירות. במידה ומקבל השירות לא עבד מעולם, יש לסמן במסך זה את הסימון "מעולם לא עבד". להסבר כיצד לבצע זאת, יש להיכנס למאמר  היסטוריית תעסוקה .

• שירות צבאי – יש למלא את הנתונים אודות השירות הצבאי של מקבל השירות. לצורך כך, יש לגשת לתיק מקבל שירות > לעבור ללשונית פרטים אישיים  > לשונית משנה  פרטים נוספים > ולמלא את השדות באזור " שירות צבאי ".

  

• השכלה – יש למלא את ההשכלה של מקבל השירות. לצורך כך, יש לגשת לתיק מקבל שירות > לעבור ללשונית כישורים והשכלה > ולמלא את פרטי ההשכלה של מקבל השירות. יש למלא לפחות מקום לימודים אחד (כגון בית ספר יסודי). להסבר כיצד לבצע זאת, יש להיכנס למאמר  כישורים והשכלה .

• תיעוד מעקבי טיפול – יש לתעד את כל השיחות והמגעים שמתבצעים מול המקבל שירות . יש לגשת לתיק מקבל השירות > לעבור ללשונית מעקבי טיפול > ולתעד את השיחה/המגע מול מקבל השירות. להסבר כיצד לבצע זאת, יש להיכנס למאמר  מעקב טיפול.

יש להיכנס למסך מרכזי לשאלונים דרך תפריט עליון תפריט תעסוקה >  מסך מרכזי לשאלונים  > לעמוד על השורה הרלוונטית של מקבל השירות שעליו אנו רוצים למלא את השאלון וללחוץ על הכפתור   מלא שאלון  ובמסך שייפתח יש ללחוץ על הכפתור  התחל

 להסבר על מילוי השאלון יש להיכנס למאמר הוספה/עדכון שאלון .

מלא את השאלון על פי ההנחיות. במידה ומדובר בראיון שיש בו כמה ממלאים (מקבל שירות+עובד) יופיע הכפתור  לממלא הבא >      לאחר מילוי העובד יופיע הכפתור שאלה הבאה >   

• תוצאות שאלון זה על פני תקופה - לחיצה על כפתור זה פותחת מסך המראה את התשובות שניתנו לשאלון במהלך השנה האחרונה כולל אפשרות לתצוגת גרף התוצאות. בנוסף, עבור כל שאלה ניתן לראות מה העובד רשם ומה המקבל שירות.
• צפייה מרוכזת - לחיצה על כפתור זה פותחת מסך המראה את התשובות שמולאו בשאלון הנוכחי (ניתן להגדיל את המסך) כפתור בחר משמאל לשאלה   מעביר לשאלה עליה אתם עומדים (נועד בעיקר לערוך תשובה)

בסיום המילוי יש ללחוץ על הכפתור סיים   בחלק התחתון של המסך.

ולבסוף לשנות את סטטוס השאלון ל" ממתין לאישור מנהל ".
יש ללחוץ על כפתור  צפה בשאלון     > ובצד ימין למטה לשנות את הסטטוס מ"הסתיים" ל"ממתין לאישור מנהל".

1. יש להיכנס לתיק מקבל השירות > ללשונית שאלונים > וללחוץ על כפתור  הוספה  
   

   

   
   
2. במסך שייפתח יש למלא את השדות הבאים:
   - מקום השאלון – היכן שהתקיים מילוי השאלון
   - סוג השאלון – אינטייק זכיין / הערכת עובד (מילוי משותף)
   - הישויות שצריכות למלא את השאלון
   במידה וזה שאלון שגם המקבל שירות וגם העובד צריכים למלא יש לבחור את 2 הישויות (ראה צילום מסך)

מנהל יוכל לבצע בקרה בהתאם למיקומו בהיררכיה הארגונית על כל העובדים שתחתיו ע"י בחירת סטטוסים שונים במסך, תקופות וגורמים ממלאים.

1. עיקר עבודתו היא מול מסך מרכזי לשאלונים.
   בתפריט עליון יש להיכנס לתפריט   תעסוקה  >  מסך מרכזי לשאלונים. 
   

     

2. על המנהלים לעבור על השאלונים בסטטוס "ממתין לאישור מנהל".

   

3. מנהל יוכל לשנות סטטוס שאלון ל"ממתין למילוי" בהנחה שהוא מצא אותו ממולא בצורה לקויה או להעבירו לסטטוס "מאושר לשידור".
   כדי לבצע פעולה זו יש ללחוץ על כפתור צפה בשאלון   > ובצד ימין למטה לשנות את הסטטוס מ"ממתין לאישור מנהל" לסטטוס הנכון.

   

4. מערכת נתיב תבצע מהלך לילי של שידור השאלונים לדו"ח משרד הרווחה של כל השאלונים בסטטוס "מאושר לשידור".

אופן הבקרה ע"י משרד הרווחה.

משרד הרווחה יבצע בקרה בשני מישורים :

1. בקרה פרטנית – לגורמים המוסמכים של משרד הרווחה יונפק שם משתמש לבקרה וזאת לאחר החתמתם על טופס סודיות מתחייב.
   1. משתמש הבקרה יוכל להיכנס למערכת הנתיב ולחפש מקבל שירות על פי מספר תעודת הזהות שלו.
   2. עם הכניסה לתיק המטופל הוא יהיה רשאי לצפות בנתוני מקבל השירות (ללא אפשרות לביצוע שינוי בנתונים) לרבות:
      1. צפייה בפרטיו האישיים.
      2. היסטוריית תעסוקה
      3. מעקב הטיפול – כלל סיכומי הטיפול אודות מקבל השירות.
      4. קבצים- יוכלו לראות רק קבצים שמוגדרים לבקרה (ולא את כל הקבצים שנוספו לתיק) 
      5. שאלונים – המשתמש יוכל לעבור רק על שאלונים בסטטוס "שודר" (הוא לא יוכל לצפות בשאלונים שהם עדיין בתהליך מילוי) או בסטטוס "הוחזר למילוי ע"י הבקרה". המשתמש יוכל לשנות סטטוס של שאלון "משודר" ל"הוחזר למילוי ע"י הבקרה"
      6. משתמש הבקרה לא יצטרך לבצע בקרה אודות מילוי פרטים אישיים של מטופל שכן לא ניתן למלא שאלונים ללא חלק זה וכן לא יצטרך לבדוק את איכות מילוי השאלון שכן לא ניתן לדלג על שאלות במהלך המילוי ושאלון שאיננו מלא כמוהו כשאלון שלא נשלח.

2. בקרה כללית
   1. בקרה זו תבוצע על בסיס דו"ח רבעוני שיופץ כחודש מתום הרבעון למילוי (לדוגמא ב- 1.5 עבור הרבעון שהסתיים ב- 31.3.2020).
   2. הדו"ח יציג רמת המילוי של השאלונים בארגון לצד נתונים סטטיסטיים אודות המטופלים : חתך גילאים, רמת תעסוקה, סוגי ענפי תעסוקה וכו’.