מטרת המאמר הינה לרכז את כל הדוחות הקיימים במערכת עבור מודול דיווח נוכחות עובדים.
ניתן להשתמש בדוחות בכדי לקבל תמונת מצב אודות כמות השעות בפועל למול התקן,
נתונים לגבי החריגות בארגון והסיבות לאישורן,
מעקב אחר עבודת המנהל אל מול העובדים.
להלן פירוט הדוחות:
| שם הדוח |
הסבר |
| דוח נוכחות לעובדים לחודש |
מה הדוח נותן?
- השעות עליהם דיווחו העובד/העובדים
- סה"כ השעות בחודש שנבחר.
- תמונת מצב של דיווחי הכניסה והיציאה של העובד במהלך חודש מסוים.
- במידה ודווחה היעדרות - יופיע סוג ההיעדרות במקום שעות.
- במידה וחלק מדיווחי העובד נמצאים בסטטוס של בקשה וטרם אושרו נוכל לראות זאת בדוח.
איך מנפיקים את הדוח?
תפריט עליון עובדים > תכנון משמרות > דו"חות > " דוח נוכחות לעובדים לחודש "
פירוט השדות בדוח (לחיצה על שורה זו תפתח את הפירוט)
בדוח נראה את כל העובדים על פי המסגרת והחודש שבחרנו במסך המקדים.
עבור כל יום בחודש נראה את השעות שהוזנו בכניסה וביציאה ובמידה והדיווח מצריך אישור והינו בגדר בקשה נראה את הסימון "(ב)" על יד השעה.
בסוף הטבלה נראה סיכום:
1. סיכום שעות בחודש עבור כל אחד מהעובדים.
2. סה"כ ימי מחלה של העובד בחודש
3. סה"כ ימי חופשה של העובד בחודש
4. סה"כ ימי אבל של העובד בחודש
5. סה"כ ימי מילואים של העובד בחודש
6. סה"כ ימי בידוד של העובד בחודש
במידה וסימנו במסך המקדים את השדה "רק עובדים שמדווחים לשכר" - נראה בדוח רק את העובדים שמסומן להם השדה "להעביר נתוני נוכחות בממשק" אשר נמצא בתיק העובד שלהם בכרטסת תנאי העסקה.
|
| דוח הפרשים בנוכחות |
מה הדוח נותן?
- כמות השעות שתוכננה עבור על עובד ואת כמות השעות שהעובד ביצע בפועל.
- ההפרש בין התכנון לביצוע מוצג עבור כל עובד
- סיכום כללי (בחלק התחתון של הדוח) של כמות השעות שתוכננה לעומת הביצוע.
- אינדיקציה האם המסגרת הוסיפה או גרעה שעות מהתכנון ואיזה עובדים עוברים את מכסת השעות או מחסירים ממנה.
איך מנפיקים את הדוח?
תפריט עליון עובדים > תכנון משמרות > דו"חות > " דוח הפרשים בנוכחות "
פירוט השדות בדוח (לחיצה על שורה זו תפתח את הפירוט)
| שם שדה |
הסבר |
| מספר עובד |
מספר העובד במערכת (מספר אוטומטי שנוצר בעת פתיחת תיק) |
| מספר לשכר |
מספר עובד לשכר (מתוך תיק העובד > כרטסת תנאי העסקה > שדה "מספר במערכת שכר") |
| תעודת זהות |
מספר תעודת הזהות של העובד |
| שם מלא |
שם מלא של העובד |
| סוג דיווח נוכחות |
סוג דיווח נוכחות שמוגדר לעובד (מתוך תיק העובד > כרטסת תנאי העסקה > שדה "צורת בדיקת נוכחות") |
| קביעת כמות שעות מתוכננות |
הערך שהוגדר בהתאם לסוג הדיווח, לדוגמא:
במידה והוגדר סוג דיווח "לפי אחוז המשרה הכללי" הערך שיוצג בשדה זה הינו אחוז המשרה שהוגדר לעובד.
במידה והוגדר סוג דיווח "לפי לוח תכנון בתיק עובד" הערך שיוצג בשדה זה הוא שם לוח השעות שהוגדר לעובד.
|
| כמות השעות המתוכננות |
כמות השעות המתוכננת לעובד |
| כמות שעות בפועל |
סה"כ השעות שהעובד ביצע בפועל (סיכום כל שעות הדיווח) |
| מתקן |
המתקן שבו בוצעו הדיווחים |
| הפרש |
הפרש שעות התכנון מול שעות הביצוע. |
| עובד אחראי לאישור |
שם העובד המאשר את חריגות הדיווחים. למידע נוסף על העובד המאשר יש לגשת למאמר כרטסת מגבלות |
|
| דוח בקשות לאישור מנהל |
מה הדוח נותן?
- פירוט הבקשות בחריגות השונות
- אופן הטיפול בבקשות החריגה
- הערות העובד למנהל (מפרטות את הסיבה לחריגה)
- הערות המנהל (מפרטות את הסיבה לאישור/ ביטול הבקשה)
- בתחתית הדוח ניתנים נתונים מרוכזים: כמות הבקשות בכל סוג חריגה, כמות הבקשות שאושרו מתוכן, כמות הבקשות שבוטלו מתוכם
איך מגיעים?
הדוח יצא עם הנתונים המוצגים במסך "בקשות לאישור מנהל" ממנו הדפסנו את הדוח.
פירוט השדות בדוח (לחיצה על שורה זו תפתח את הפירוט)
הדוח מורכב משתי טבלאות:
טבלה ראשונה (עליונה) - פירוט של כל הבקשות
טבלה שניה (תחתונה) - סה"כ חריגות על פי סוג חריגה וסטטוס
טבלה ראשונה:
| שם שדה |
הסבר |
| מתקן |
המתקן שבו מוצב הובד |
| שם העובד |
שם מלא של העובד |
| ת.ז |
מספר תעודת זהות של העובד |
| מספר לשכר |
מספר עובד לשכר (מתוך תיק העובד > כרטסת תנאי העסקה > שדה "מספר במערכת שכר") |
| תאריך בקשה |
תאריך יום הדיווח שנוצרה בו בקשה |
| שעת בקשה |
השעה שהוזנה |
| סוג דיווח |
האם מדובר בשעת כניסה או שעת יציאה |
| סוג החריגה |
סוג החריגה בהתאם למגבלות שהוגדרו בארגון. למידע נוסף יש לגשת למאמר כרטסת מגבלות |
| סוג טיפול |
אופן הטיפול של |
| סטטוס בקשה |
האם הבקשה אושרה, נדחתה או אושרה בשינוי |
| עובד לאישור |
העובד המאשר |
| שעה שאושרה |
השעה שאושרה. במידה ובוצע תיקון נראה את השעה המתוקנת |
| תאריך הכנסת הבקשה |
התאריך בו בוצע הדיווח |
| שעת הכנסת הבקשה |
השעה בה בוצע הדיווח |
| פירוט |
פירוט הסיבה לחריגה |
| הערות העובד |
הערות העובד לחריגה |
| הערות המנהל |
הערות המנהל בעת אישור או דחיית החריגה |
טבלה שניה:
|
